KSEF od kiedy
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – rewolucja w fakturowaniu elektronicznym
Czym jest KSeF i kogo dotyczy?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to narzędzie stworzone przez Ministerstwo Finansów w celu pełnej digitalizacji fakturowania w Polsce. Wprowadza obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych, przesyłanych elektronicznie do centralnego rejestru państwowego.
System obejmie wszystkich przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w Polsce – niezależnie od wielkości firmy czy branży. Obowiązek korzystania z KSeF wchodzi w życie w dwóch etapach w 2026 roku.
Terminy wdrożenia KSeF – kto i kiedy musi się przygotować?
| Data | Kogo dotyczy | Opis obowiązku |
|---|---|---|
| 1 stycznia 2022 | Wszystkie firmy (dobrowolnie) | Możliwość korzystania z KSeF bez obowiązku. |
| 1 lutego 2026 | Duże firmy (sprzedaż powyżej 200 mln zł w 2025 r.) | Obowiązek wystawiania faktur wyłącznie przez KSeF. |
| 1 kwietnia 2026 | Pozostali podatnicy VAT czynni i zwolnieni (mikro, MŚP, freelancerzy itp.) | Pełne przejście na faktury elektroniczne w KSeF. |
Nie ma już odwrotu. Wkrótce każda faktura sprzedażowa i zakupowa między firmami w Polsce będzie musiała przejść przez system KSeF.
Jak działa Krajowy System e-Faktur?
Po wystawieniu faktury przez przedsiębiorcę, trafia ona bezpośrednio do systemu KSeF. Tam przechodzi automatyczną weryfikację. Jeśli wszystko jest poprawne, faktura otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny i dopiero wtedy uznaje się ją za wystawioną.
Faktura bez numeru z KSeF nie ma mocy prawnej. Nie można jej wysłać do kontrahenta, ani zaksięgować. System pełni więc funkcję pośrednika i kontrolera w czasie rzeczywistym.
Jakie dane zawiera faktura ustrukturyzowana?
Format faktury ustrukturyzowanej jest dokładnie określony. Zawiera m.in.:
- numer faktury i datę wystawienia,
- dane sprzedawcy i nabywcy (NIP, adres, nazwa firmy),
- szczegółowy opis towarów i usług,
- kwoty netto, VAT i brutto,
- termin i forma płatności,
- numer konta bankowego,
- powiązania z umową, zamówieniem czy innym dokumentem.
Każdy błąd w danych może skutkować odrzuceniem faktury przez system, dlatego tak ważna jest precyzja i jakość wprowadzanych informacji.
Kogo nie obejmuje obowiązek?
Faktury wystawiane w ramach:
- eksportu towarów,
- eksportu usług,
- sprzedaży poza granice Polski,
— nie podlegają obowiązkowi KSeF. Obowiązek dotyczy tylko faktur wystawianych między firmami z siedzibą lub stałym miejscem prowadzenia działalności w Polsce.
Dlaczego warto się przygotować już teraz?
Choć obowiązek KSeF wchodzi w życie dopiero w 2026 roku, proces przygotowania może być czasochłonny. Trzeba:
- dostosować oprogramowanie księgowe,
- przeszkolić pracowników,
- przetestować systemy integracyjne,
- sprawdzić zgodność danych,
- wdrożyć nowe procedury.
Przedsiębiorcy, którzy zaczną działać z wyprzedzeniem, unikną stresu i przestojów. W przypadku dużych firm opóźnienie może oznaczać utratę ciągłości fakturowania.
Cyfrowa rewolucja to nie koniec zmian
W przyszłości KSeF może zostać rozszerzony o inne dokumenty:
- paragony fiskalne,
- dowody dostawy,
- noty księgowe,
- dokumenty magazynowe.
Dlatego każda firma powinna myśleć długofalowo. Inwestycja w nowoczesne technologie to nie koszt, a krok w stronę bezpieczeństwa i automatyzacji.
Nie jesteś gotowy? Skorzystaj z naszego wsparcia
Jesteśmy gotowi pomóc Twojej firmie przygotować się na obowiązkowe KSeF. Oferujemy:
- pełną integrację systemu księgowego z KSeF,
- konfigurację i testy,
- szkolenia dla zespołu,
- doradztwo w zakresie cyfryzacji procesów.
Nie zwlekaj – zostało mało czasu. Działaj dziś, zanim zrobi się tłoczno!
Skontaktuj się z nami i przeprowadź transformację cyfrową bez stresu.
